¿Qué criterio usas para ordenar los archivos en tu ordenador? ¿Los ordenas por fecha o por tema? ¿Dónde guardas lo que ya no necesitas? ¿Sueles encontrar lo que buscas más o menos rápido o a veces no sabes ni por dónde empezar a buscar? ¿Qué haces con ese párrafo que te ha encantado en el libro que te estás leyendo? ¿Lo subrayas? ¿Para qué? ¿Te lo apuntas en tu agenda? ¿Lo usas luego para algo?

Yo hasta hace un año no seguía ningún sistema para organizar mi vida digital ni la información que consumía. Sabía que lo que estaba haciendo no me estaba funcionando. Pero tampoco tenía la sensación de haber encontrado un sistema que me ofreciera una forma convincente para mejorar la organización de mis archivos. Tampoco había encontrado una explicación a cómo, dónde o para qué almacenar toda la información aleatoria que me interesaba. Enlaces, citas, tuits, capturas de pantalla, párrafos de libros, artículos, conversaciones… Algunas cosas las guardaba en la aplicación del móvil Google Keep o en mi cuaderno físico, pero sin saber muy bien qué sacar de todos esos retales de información tan interesantes.

En julio de 2019 me topé con Tiago Forte por este mundo tan guay de internet, investigando sobre cómo tomar notas y cómo manejar información digital. Me inscribí en su curso online «Building a Second Brain» (algo así como «Crear un segundo cerebro»), que va por la décima edición y que estoy repasando ahora mismo. La premisa del curso es:

¿Consumes un montón de información interesante, pero sientes que no te está llevando a nada significativo en tu vida?

Descubre como tener un segundo cerebro ayuda a personas de todo el mundo a conservar sus mejores ideas, a organizar su aprendizaje y a expandir significativamente su producción creativa.

Yo me apunté al curso pensando que por fin iba a encontrar una manera de organizar toda esa información que consumía. Pero lo que he encontrado es una forma de crear más. Este blog nace de haber interiorizado y de estar poniendo en práctica los conceptos que se presentan en el curso. Como explico aquí, he intentado empezar varios blogs y proyectos durante los últimos años sin ningún éxito, los cuales abandoné después de un par de semanas.

Parece que finalmente me ha entrado en la cabeza que aprender no es atesorar conocimiento en mis cuadernos o aplicaciones; es pasar del aprendizaje a la acción que va seguida de un resultado. Compartiendo y recibiendo feedback de este resultado es donde verdaderamente aprendes. Pasar a la acción ha dejado de ser incómodo, ahora pasar a la acción es la única opción.

Hoy te quiero explicar de qué va la piedra angular que propone Tiago para que organices toda tu información digital y que a mí me ha dado tanto espacio para crear: el método PARA.

PARA significa Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Estas son las cuatro categorías que van a contener toda la información que gestionas, ya sea por trabajo o en tu vida personal (por ejemplo, tus intereses). Las características más importantes del método PARA son las siguientes: es universal, flexible, simple, práctico, aplicable a todas tus plataformas, orientado al resultado, la flexibilidad y el oportunismo.

Yo uso el método PARA paralelamente en dos escenarios: para categorizar mis archivos en el ordenador y para organizar mis notas en Notion (es una herramienta con muchísimas funciones, pero hay muchas otras aplicaciones dedicadas a capturar información: Evernote, OneNote, RoamResearch…).

Mis archivos
Mis notas en Notion

Vayamos categoría por categoría.

Definición: una serie de tareas con un objetivo dentro de un plazo determinado

Ejemplos: escribir una entrada de blog; desarrollar plan para X proyecto; traducir artículo; terminar mi CV; finalizar las especificaciones del producto; ir a la conferencia X

Tus proyectos van a tener diferentes tareas más pequeñitas asociadas a ellos. Y los proyectos también van a encajar dentro de tus áreas. Es importante que tus proyectos tengan un plazo para completarlos y que los puedas dividir en tareas más accesibles que hagan que avances y no te quedes paralizado.

Definición: una esfera de actividad con estándares que se mantienen en el tiempo

Ejemplos: Hobbies; Finanzas; Desarrollo profesional; Casa; Coche; Productividad; Escritura; Salud; Mascotas

Para que quede claro el concepto de áreas, aquí algunos ejemplos:

  • Aprender una canción con la guitarra eléctrica es un proyecto; Guitarra eléctrica es un área
  • Correr 5 kilómetros en un proyecto; Salud es un área
  • Escribir una entrada en tu blog es un proyecto; Escritura es un área
  • Viajar a México es un proyecto; Viajes es un área

Definición: un recurso es un tema de interés asiduo

Ejemplos: formación de hábitos; guitarra clásica; huerto urbano; café; pastelería; online marketing; diseño de interiores; etimología

La diferencia entre Áreas y Recursos es que las áreas son personales y los recursos los podrías compartir con cualquier persona. Puedes tener un área de Finanzas con la información que corresponde a tu economía personal y un recurso que se titule también Finanzas en el que guardas artículos sobre inversión, finanzas, bolsa… que compartirías con otras personas y que no contienen información personal.

Definición: elementos inactivos de las categorías anteriores

Ejemplos: proyectos completados o que están inactivos; áreas de las que ya no eres responsable; recursos que ya no te interesan

Tener un Archivo es LO MEJOR. El Archivo no es la papelera de reciclaje. No tienes que tirar nada para siempre. Encontrarás todo lo que está inactivo o en espera (por ejemplo, actualmente, viajes —a causa de la crisis por COVID-19—). Cuando quieras resucitar algo para otro proyecto o simplemente mirar todas las cosas que has conseguido para que tu revisión anual brille, ahí lo tienes, en tu archivo. Esto para mí ha sido un movimiento muy sutil pero muy clave, te da muchísimo espacio y tranquilidad.

La catástrofe que es no definir tus proyectos y confundirlos con áreas

Según Tiago hay tres cosas que no puedes hacer si no divides tus áreas en proyectos:

Lo primero es que no puedes saber si estás abarcando mucho o poco. Sin saber en qué proyectos vas a concretizar tus áreas no puedes saber si van a ocuparte una semana o quince minutos. Con un objetivo como «salud» no se puede planear nada a corto plazo. Si creas proyectos como «completar una carrera de 5 kilómetros» y «comer verdura y ensalada seis veces a la semana» estás concretizando y llegando a planes mucho más accesibles que mantener el área de «salud».

Segundo, no puedes conectar tus pasos diarios con tus metas a largo plazo. La idea es desmenuzar tus áreas en proyectos que sean muy alcanzables. Es muy desmotivador que tu lista de cosas por hacer no cambie nunca. Si cada semana vas cerrando proyectos pequeñitos crearás impulso y motivación.

Y tercero, no puedes saber si estás progresando hacia tus metas. Un ejercicio muy esclarecedor es hacer una lista de tus proyectos e intentar conectarla con tus metas.

Un proyecto que no pertenece a ninguna meta es un hobby.

Y una meta sin un proyecto es un sueño.

La clave es: define tus proyectos o ellos te definirán a ti. Si no tienes una lista de tus propios proyectos habrá otras personas que tengan planes para que les ayudes con sus proyectos. Si alguien te ofrece ayuda no sabrás hacia dónde dirigirle porque no tendrás planes concretos.

Escribe tu lista de proyectos en papel. Normalmente utilizarás más de una aplicación para llevar a cabo tus proyectos, escribirlos fuera del entorno digital te ayudará a enfocarte. Después, crea de forma oportuna lo que necesites para ese proyecto en concreto. No crees contenedores vacíos; no tienen valor y no hay nada peor que entrar en una carpeta donde crees que vas a dar con un documento o una nota y no encontrar nada. No crees un área de «Casa» si no tienes nada que guardar en relación con tu casa.

El sistema PARA te ofrece la consistencia de tenerlo todo centralizado y la ventaja de que la descentralización es muy flexible. Se trata de trabajar de manera oportunista y crear lo que necesites en cada momento. Hay proyectos que necesitan una página en el procesador de notas, pero no una carpeta en los archivos en el ordenador y viceversa.

PARA ordena la información de forma que lo más accionable esté más presente y arriba en la lista (proyectos) y lo menos relevante más en la sombra (archivo). Es como cuando cocinas (Tiago tiene una lista de metáforas muy buenas), que pones en la encimera todo lo que necesitas para preparar esa receta en concreto. Todo lo que no te hace falta de la alacena y del frigorífico se queda en su sitio y tienes muy claro lo que necesitas mientras cocinas.

Os animo a probar este sistema, es muy claro y a mí me resulta superagradecido. Desde que me centro en compartir lo que voy aprendiendo estoy creando más y de manera más orgánica. Asegúrate de que al compartir lo que creas recibas feedback y lo apliques. Si compartes algo que sabes que van a leer otras personas te esfuerzas más que si solo escribieras una nota para ti. Así aprendes a un buen ritmo, basado en bucles de feedback que clarifican tus ideas y tu entendimiento del tema.

Las definiciones, los conceptos y muchos ejemplos de esta entrada los he traducido de esta del blog de Tiago Forte (en inglés). Échale un vistazo si te apetece leer más sobre el método y escríbeme en los comentarios si hay algo que no queda claro del todo, que esto es muy nerd pero muy guay.

Gracias a José María Echave Sanz por su feedback sobre esta entrada.

Escrito por:Guía Carmona

9 comentarios en “El método PARA de Tiago Forte

  1. Al leer esta entrada y también la de tu desconcentración que viene de familia me sentí super identificada. Hace mucho, pero mucho, que leo, pruebo y desecho alternativas de organización. Con algunas cosas igual me quedo, como lo del método Konmari para revisar objetos y ordenar la ropa, por ejemplo. Pero esto de ir de una aplicación o método no sé si es por inconstancia o porque realmente no me dan resultados. Igual al leer lo de PARA creo que me falta definir mis metas (me quedé con una libreta y un papel pensando en qué escribir), y es que a veces creemos tener las cosas claras, o avanzar hacia un camino, pero nos damos cuenta de que en realidad vamos a cualquier parte. En ese sentido, creo que PARA puede ser complejo en un comienzo, y que hay que entrar en una dinámica interna antes de poder aplicarlo.
    Me interesa saber: ¿cómo comenzaste a aplicarlo tú? ¿En qué áreas o proyectos específicos?

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    1. Hola Daniela. Yo también me siento identificada con lo que dices de llevar años leyendo y probando cosas para nunca quedarte con algo que sientas que te funcione, pero sin saber si es “culpa” tuya o del sistema de organización. Efectivamente, todo esto trae un proceso detrás de definir las metas. Yo ahora (desde abril) estoy usando un sistema que es una mezcla de lo que enseña Tiago en Building a Second Brain (PARA es solo el primer escalón, por así decirlo) y el sistema que enseña Marina Díaz de Psicosupervivencia en su curso Bullet Journal Power. Se trata de definir tus metas con coherencia contigo y con lo que quieres y en franjas trimestrales. Lo de elegir 6-8 proyectos al trimestre (que están conectados conmigo y con lo que quiero a largo y a corto plazo) ha resultado ser una diferencia muy muy grande. Antes llevaba muchos más proyectos adelante pero nunca terminaba nada. Ahora, el ponerme ese “límite” de estar trabajando durante tres meses en unas pocas cosas y no estar super dispersa me alivia mucho.

      En cuanto a cómo apliqué PARA: lo primero que hice fue poner TODOS mis documentos y toda mi “vida digital” en una carpeta dentro de la carpeta ARCHIVO (la última A de PARA) con la fecha de ese día. Después, en Proyectos (en mi ordenador y en mi programa de notas, uso Notion), creé una carpeta para cada proyecto de ese trimestre (mis proyectos actuales, de julio a septiembre de 2020 son): la traducción de un libro, publicar aquí en el blog una vez a la semana, sacarme el carnet de conducir, escribir en la Jungla Digital que tengo con Roman, componer una canción para mi grupo de música Neo C, leer 6 libros, hacer deporte 3 veces a la semana y hacer algo creativo cada mes. Las Áreas de estos proyectos son: Traducción, Blog, Coche, Escritura, Neo C, Libros (que es un recurso en este caso), Salud, Creatividad (que los divido en los que haga falta: cerámica, ilustración, poesía, escritura, fotografía…). No tengo una carpeta de Área para cada una de estas áreas, solo en el caso de que necesite guardar algo que no esté relacionado con el proyecto creo la carpeta. Cuando termine el trimestre, si he terminado con los proyectos, los muevo a Archivo y creo los nuevos para los siguientes tres meses (todo con su proceso de creación de metas trimestrales y de reflexión los tres meses pasados). Imagínate que no me he sacado el carnet de conducir todavía a finales de septiembre, pues se quedaría en Proyectos y seguiría formando parte de las metras trimestrales de octubre-diciembre.

      Espero que te sirva 🙂 un abrazo,
      Guía

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      1. Hola Guía! Disculpa, pero no había visto antes tu respuesta.
        Sí, totalmente eso de llevar muchos proyectos pero no terminar nada. Creo que nos pasa a varias personas y por eso buscamos métodos de organización diversos que nos permitan ordenar nuestras ideas y planes. Sin embargo, a veces pienso que también puede pasar porque me quedo con la forma y no con el fondo, ¿sabes? como cuando estás ordenando o limpiando mucho un espacio de la casa pero no tienes bien claro para qué. Como te decía, creo que lo más difícil es identificar las metas, saber si es que las tenemos o no, o si nos hemos construido o imaginado metas que son lejanas precisamente para no cumplirlas. Es como un poco los trabajos de investigación y tesis: tienes una idea genial que quieres ya investigar, y a medida que avanzas cuesta seguir con el plan de trabajo, con todas las lecturas que te proponías, mantener la coherencia entre capítulos, etc. Es como si la vida fuera una gran tesis, solo que debes descubrir el tema de investigación, jajaja.
        Pero me parece muy bien este método de Thiago Forte. Revisé los enlaces que me enviaste por discord y el video lo deja suuuper claro.

        Muchas gracias por tu respuesta, y un abrazo de vuelta.

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