En esta entrada veremos en detalle la piedra angular que propone Tiago para que organices tu información digital y que a mí me ha dado tanto espacio para crear y trabajar con más tranquilidad: el método PARA.
PARA: Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Estas son las cuatro categorías que van a contener toda la información que gestionas, ya sea por trabajo o en tu vida personal (por ejemplo, tus intereses). Las características más importantes del método PARA son las siguientes: es universal, flexible, simple, práctico, aplicable a todas tus plataformas, orientado al resultado, la flexibilidad y el oportunismo.
Yo uso el método PARA paralelamente en dos escenarios: para categorizar mis archivos en el ordenador y para organizar mis notas en Notion (es una herramienta con muchísimas funciones, pero hay muchas otras aplicaciones dedicadas a capturar información: Evernote, OneNote, RoamResearch…).
Vayamos categoría por categoría.
Definición: una serie de tareas con un objetivo dentro de un plazo determinado
Ejemplos: escribir una entrada de blog; desarrollar plan para X proyecto; traducir artículo; terminar mi CV; finalizar las especificaciones del producto; ir a la conferencia X
Tus proyectos van a tener diferentes tareas más pequeñitas asociadas a ellos. Y los proyectos también van a encajar dentro de tus áreas. Es importante que tus proyectos tengan un plazo para completarlos y que los puedas dividir en tareas más accesibles que hagan que avances y no te quedes paralizada.
Definición: una esfera de actividad con estándares que se mantienen en el tiempo
Ejemplos: Hobbies; Finanzas; Desarrollo profesional; Casa; Coche; Productividad; Escritura; Salud; Mascotas
Para que quede claro el concepto de áreas, aquí algunos ejemplos:
- Aprender una canción con la guitarra eléctrica es un proyecto; Guitarra eléctrica es un área
- Correr 5 kilómetros en un proyecto; Salud es un área
- Escribir una entrada en tu blog es un proyecto; Escritura es un área
- Viajar a México es un proyecto; Viajes es un área
Definición: un recurso es un tema de interés asiduo
Ejemplos: formación de hábitos; guitarra clásica; huerto urbano; café; pastelería; online marketing; diseño de interiores; etimología
La diferencia entre Áreas y Recursos es que las áreas son personales y los recursos los podrías compartir con cualquier persona. Puedes tener un área de Finanzas con la información que corresponde a tu economía personal y un recurso que se titule también Finanzas en el que guardas artículos sobre inversión, finanzas, bolsa… que compartirías con otras personas y que no contienen información personal.
Definición: elementos inactivos de las categorías anteriores
Ejemplos: proyectos completados o que están inactivos; áreas de las que ya no eres responsable; recursos que ya no te interesan
Tener un Archivo es LO MEJOR. El Archivo no es la papelera de reciclaje. No tienes que tirar nada para siempre. Encontrarás todo lo que está inactivo o en espera (por ejemplo, actualmente, viajes —a causa de la crisis por COVID-19—). Cuando quieras resucitar algo para otro proyecto o simplemente mirar todas las cosas que has conseguido para que tu revisión anual brille, ahí lo tienes, en tu archivo. Esto para mí ha sido un movimiento muy sutil pero muy clave, te da muchísimo espacio y tranquilidad.
La catástrofe que es no definir tus proyectos y confundirlos con áreas
Según Tiago hay tres cosas que no puedes hacer si no divides tus áreas en proyectos:
Lo primero es que no puedes saber si estás abarcando mucho o poco. Sin saber en qué proyectos vas a concretizar tus áreas no puedes saber si van a ocuparte una semana o quince minutos. Con un objetivo como «salud» no se puede planear nada a corto plazo. Si creas proyectos como «completar una carrera de 5 kilómetros» y «comer verdura y ensalada seis veces a la semana» estás concretizando y llegando a planes mucho más accesibles que mantener el área de «salud».
Segundo, no puedes conectar tus pasos diarios con tus metas a largo plazo. La idea es desmenuzar tus áreas en proyectos que sean muy alcanzables. Es muy desmotivador que tu lista de cosas por hacer no cambie nunca. Si cada semana vas cerrando proyectos pequeñitos crearás impulso y motivación.
Y tercero, no puedes saber si estás progresando hacia tus metas. Un ejercicio muy esclarecedor es hacer una lista de tus proyectos e intentar conectarla con tus metas.
Un proyecto que no pertenece a ninguna meta es un hobby.
Y una meta sin un proyecto es un sueño.
La clave es: define tus proyectos o ellos te definirán a ti. Si no tienes una lista de tus propios proyectos habrá otras personas que tengan planes para que les ayudes con sus proyectos. Si alguien te ofrece ayuda no sabrás hacia dónde dirigirle porque no tendrás planes concretos.
Escribe tu lista de proyectos en papel. Normalmente utilizarás más de una aplicación para llevar a cabo tus proyectos, escribirlos fuera del entorno digital te ayudará a enfocarte. Después, crea de forma oportuna lo que necesites para ese proyecto en concreto. No crees contenedores vacíos; no tienen valor y no hay nada peor que entrar en una carpeta donde crees que vas a dar con un documento o una nota y no encontrar nada. No crees un área de «Casa» si no tienes nada que guardar en relación con tu casa.
El sistema PARA te ofrece la consistencia de tenerlo todo centralizado y la ventaja de que la descentralización es muy flexible. Se trata de trabajar de manera oportunista y crear lo que necesites en cada momento. Hay proyectos que necesitan una página en el procesador de notas, pero no una carpeta en los archivos en el ordenador y viceversa.
PARA ordena la información de forma que lo más accionable esté más presente y arriba en la lista (proyectos) y lo menos relevante más en la sombra (archivo). Es como cuando cocinas (Tiago tiene una lista de metáforas muy buenas), que pones en la encimera todo lo que necesitas para preparar esa receta en concreto. Todo lo que no te hace falta de la alacena y del frigorífico se queda en su sitio y tienes muy claro lo que necesitas mientras cocinas.
Las definiciones, los conceptos y muchos ejemplos de esta entrada los he traducido de esta del blog de Tiago Forte (en inglés).
un buen plan 
Me pasa constantemente que quiero dar vida a mi blog o blogs y lo dejo. Quiero que eso cambie, muchas gracias por compartir esta información.
Me gustaMe gusta
Gracias por leerme, Adelys. ¡Me alegro mucho de que te sea útil!
Me gustaMe gusta
Al leer esta entrada y también la de tu desconcentración que viene de familia me sentí super identificada. Hace mucho, pero mucho, que leo, pruebo y desecho alternativas de organización. Con algunas cosas igual me quedo, como lo del método Konmari para revisar objetos y ordenar la ropa, por ejemplo. Pero esto de ir de una aplicación o método no sé si es por inconstancia o porque realmente no me dan resultados. Igual al leer lo de PARA creo que me falta definir mis metas (me quedé con una libreta y un papel pensando en qué escribir), y es que a veces creemos tener las cosas claras, o avanzar hacia un camino, pero nos damos cuenta de que en realidad vamos a cualquier parte. En ese sentido, creo que PARA puede ser complejo en un comienzo, y que hay que entrar en una dinámica interna antes de poder aplicarlo.
Me interesa saber: ¿cómo comenzaste a aplicarlo tú? ¿En qué áreas o proyectos específicos?
Me gustaMe gusta
Hola Daniela. Yo también me siento identificada con lo que dices de llevar años leyendo y probando cosas para nunca quedarte con algo que sientas que te funcione, pero sin saber si es «culpa» tuya o del sistema de organización. Efectivamente, todo esto trae un proceso detrás de definir las metas. Yo ahora (desde abril) estoy usando un sistema que es una mezcla de lo que enseña Tiago en Building a Second Brain (PARA es solo el primer escalón, por así decirlo) y el sistema que enseña Marina Díaz de Psicosupervivencia en su curso Bullet Journal Power. Se trata de definir tus metas con coherencia contigo y con lo que quieres y en franjas trimestrales. Lo de elegir 6-8 proyectos al trimestre (que están conectados conmigo y con lo que quiero a largo y a corto plazo) ha resultado ser una diferencia muy muy grande. Antes llevaba muchos más proyectos adelante pero nunca terminaba nada. Ahora, el ponerme ese «límite» de estar trabajando durante tres meses en unas pocas cosas y no estar super dispersa me alivia mucho.
En cuanto a cómo apliqué PARA: lo primero que hice fue poner TODOS mis documentos y toda mi «vida digital» en una carpeta dentro de la carpeta ARCHIVO (la última A de PARA) con la fecha de ese día. Después, en Proyectos (en mi ordenador y en mi programa de notas, uso Notion), creé una carpeta para cada proyecto de ese trimestre (mis proyectos actuales, de julio a septiembre de 2020 son): la traducción de un libro, publicar aquí en el blog una vez a la semana, sacarme el carnet de conducir, escribir en la Jungla Digital que tengo con Roman, componer una canción para mi grupo de música Neo C, leer 6 libros, hacer deporte 3 veces a la semana y hacer algo creativo cada mes. Las Áreas de estos proyectos son: Traducción, Blog, Coche, Escritura, Neo C, Libros (que es un recurso en este caso), Salud, Creatividad (que los divido en los que haga falta: cerámica, ilustración, poesía, escritura, fotografía…). No tengo una carpeta de Área para cada una de estas áreas, solo en el caso de que necesite guardar algo que no esté relacionado con el proyecto creo la carpeta. Cuando termine el trimestre, si he terminado con los proyectos, los muevo a Archivo y creo los nuevos para los siguientes tres meses (todo con su proceso de creación de metas trimestrales y de reflexión los tres meses pasados). Imagínate que no me he sacado el carnet de conducir todavía a finales de septiembre, pues se quedaría en Proyectos y seguiría formando parte de las metras trimestrales de octubre-diciembre.
Espero que te sirva 🙂 un abrazo,
Guía
Me gustaMe gusta
Hola Guía! Disculpa, pero no había visto antes tu respuesta.
Sí, totalmente eso de llevar muchos proyectos pero no terminar nada. Creo que nos pasa a varias personas y por eso buscamos métodos de organización diversos que nos permitan ordenar nuestras ideas y planes. Sin embargo, a veces pienso que también puede pasar porque me quedo con la forma y no con el fondo, ¿sabes? como cuando estás ordenando o limpiando mucho un espacio de la casa pero no tienes bien claro para qué. Como te decía, creo que lo más difícil es identificar las metas, saber si es que las tenemos o no, o si nos hemos construido o imaginado metas que son lejanas precisamente para no cumplirlas. Es como un poco los trabajos de investigación y tesis: tienes una idea genial que quieres ya investigar, y a medida que avanzas cuesta seguir con el plan de trabajo, con todas las lecturas que te proponías, mantener la coherencia entre capítulos, etc. Es como si la vida fuera una gran tesis, solo que debes descubrir el tema de investigación, jajaja.
Pero me parece muy bien este método de Thiago Forte. Revisé los enlaces que me enviaste por discord y el video lo deja suuuper claro.
Muchas gracias por tu respuesta, y un abrazo de vuelta.
Me gustaMe gusta
Hola Guía.
Creo que PARA es la respuesta a una búsqueda que he tenido toda mi vida… ¿Cómo conectar-relacionar todo mi quehacer?
Sin embargo tengo una duda clave en relación a la forma de referenciar notas, por ejemplo a proyectos, proyectos a áreas, áreas a notas, etc…. crear una “red neural” que concecte y que permita encontrar fácilmente toda esta información.
Sé que con Notion se puede dar solución, pero no he encontrado el cómo.
Quizá nos podrías dar algunas pistas al respecto.
Felicidades por tu entrada. Me pareció fascinante.
Me gustaMe gusta
Gracias por la claridad con que explicas este método. Hace rato estaba tratando de entender su filosofía y tu explicación por fin me aclaró más el panorama. El método promete mucho, parece ser fácil de implementar y es claro que bien aplicado nos ayuda a emprender y por fin darle utilidad al montón de conocimiento que recopilamos porque nos parece interesante pero que no sabíamos cómo utilizar después.
Tengo una pregunta. Yo suelo usar una carpeta que me parece muy importante y que no veo implementada en este método. Es la carpeta «Inbox». En otros métodos la llaman «Capture». En GTD es «Collect». Esta carpeta es la puerta de entrada al segundo cerebro. Cada vez que tengo una idea, o encuentro cosas interesantes, o me mandan un documento o algo que en el momento no puedo procesar, lo envío a esa carpeta. Luego, ya con más calma, decido que hacer con lo que esté en dicha carpeta. En el método PARA es raro que no se mencione este caso de uso, tan básico y necesario, ¿O entendí mal el método?
Me gustaMe gusta