¿Qué criterio usas para ordenar los archivos en tu ordenador? ¿Los ordenas por fecha o por tema? ¿Dónde guardas lo que ya no necesitas? ¿Sueles encontrar lo que buscas más o menos rápido o a veces no sabes ni por dónde empezar a buscar? ¿Qué haces con ese párrafo que te ha encantado en el libro que te estás leyendo? ¿Lo subrayas? ¿Para qué? ¿Te lo apuntas en tu agenda? ¿Lo usas luego para algo?

Yo hasta hace un año no seguía ningún sistema para organizar mi vida digital ni la información que consumía. Sabía que lo que estaba haciendo no me estaba funcionando. Pero tampoco tenía la sensación de haber encontrado un sistema que me ofreciera una forma convincente para mejorar la organización de mis archivos. Tampoco había encontrado una explicación a cómo, dónde o para qué almacenar toda la información aleatoria que me interesaba. Enlaces, citas, tuits, capturas de pantalla, párrafos de libros, artículos, conversaciones… algunas cosas las guardaba en la aplicación del móvil Google Keep o en mi cuaderno físico, pero sin saber muy bien qué sacar de todos esos retales de información tan interesantes.

En julio de 2019 me topé con Tiago Forte por este mundo tan guay de internet, investigando sobre cómo tomar notas y cómo manejar información digital. Me inscribí en su curso online Building a Second Brain (algo así como «Crear un segundo cerebro») que va por la décima edición y que estoy revisitando como alumna (por cierto, este post no es afiliado). La premisa del curso es:

¿Consumes un montón de información interesante pero sientes que no te está llevando a nada significativo en tu vida?

Descubre como tener un segundo cerebro ayuda a gente alrededor del mundo a guardar sus mejores ideas, a organizar su aprendizaje y a expandir significativamente su producción creativa.

Yo me apunté al curso pensando que por fin iba a encontrar una manera de organizar toda esa información que consumía. Pero lo que he encontrado es una forma de crear más. Este blog nace de haber interiorizado y de estar poniendo en práctica los conceptos que se presentan en el curso. Cómo explico aquí, he intentado empezar diversos blogs y proyectos durante los últimos años sin ningún éxito, abandonándolos después de un par de semanas.

Parece que finalmente me ha entrado en la cabeza que aprender no es atesorar conocimiento en mis cuadernos o aplicaciones; es pasar del aprendizaje a la acción que va seguida de un resultado. Al compartir y recibir feedback de este resultado es dónde verdaderamente aprendes. Pasar a la acción ha dejado de ser incómodo, ahora pasar a la acción es la única opción.

Hoy te quiero explicar de qué va la piedra angular que propone Tiago para que organices toda tu información digital y que a mí me ha dado tanto espacio para crear: el método PARA.

PARA significa Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Estas son las cuatro categorías que van a contener toda la información que gestionas, ya sea por trabajo o en tu vida personal (por ejemplo, tus intereses). Las características más importantes del método PARA son las siguientes: es universal, flexible, simple, práctico, aplicable a todas tus plataformas, orientado al resultado, modular y oportunista.

Yo uso el método PARA paralelamente en dos escenarios: para categorizar mis archivos en el ordenador y para organizar mis notas en Notion (es una herramienta con muchísimas funciones, pero hay muchas otras aplicaciones dedicadas a capturar información: Evernote, OneNote, RoamResearch…).

Mis archivos
Mis notas en Notion

Vayamos categoría por categoría.

Definición: una serie de tareas con un objetivo dentro de un plazo determinado

Ejemplos: escribir una entrada de blog; desarrollar plan para X proyecto; traducir artículo; terminar mi CV; finalizar las especificaciones del producto; ir a la conferencia X

Tus proyectos van a tener diferentes tareas más pequeñitas asociadas a ellos. Y los proyectos también van a encajar dentro de tus áreas. Es importante que tus proyectos tengan un plazo para completarlos y que los puedas dividir en tareas más accesibles que hagan que avances y no te quedes paralizado.

Definición: una esfera de actividad con estándares que se mantienen en el tiempo

Ejemplos: Hobbies; Finanzas; Desarrollo profesional; Casa; Coche; Productividad; Escritura; Salud; Mascotas

Para que quede claro el concepto de áreas, aquí algunos ejemplos:

  • Aprender una canción con la guitarra eléctrica es un proyecto; Guitarra eléctrica es un área
  • Correr 5 kilómetros en un proyecto; Salud es un área
  • Escribir una entrada en tu blog es un proyecto; Escritura es un área
  • Viajar a México es un proyecto; Viajes es un área

Definición: un recurso es un tema de interés asiduo

Ejemplos: formación de hábitos; guitarra clásica; huerto urbano; café; pastelería; online marketing; diseño de interiores; etimología

La diferencia entre Áreas y Recursos es que las áreas son personales y los recursos los podrías compartir con cualquier persona. Puedes tener un área de Finanzas con la información que corresponde a tu economía personal y un recurso que se titule también Finanzas en el que guardas artículos sobre inversión, finanzas, bolsa… que compartirías con otras personas y que no contienen información personal.

Definición: elementos inactivos de las categorías anteriores

Ejemplos: proyectos completados o que están inactivos; áreas de las que ya no eres responsable; recursos que ya no te interesan

Tener un Archivo es LO MEJOR. El Archivo no es la papelera de reciclaje. No tienes que tirar nada para siempre. Encontrarás todo lo que está inactivo o en espera (por ejemplo, actualmente, viajes — a causa de la crisis por COVID-19). Cuando quieras resucitar algo para otro proyecto o simplemente mirar todas las cosas que has conseguido para que tu revisión anual brille, ahí lo tienes, en tu archivo. Esto para mí ha sido un movimiento muy sutil pero muy clave, te da muchísimo espacio y tranquilidad.

La catástrofe que es no definir tus proyectos y confundirlos con áreas

Según Tiago hay tres cosas que no puedes hacer si no divides tus áreas en proyectos:

Lo primero es que no puedes saber si estás abarcando mucho o poco. Sin saber en qué proyectos vas a concretizar tus áreas no puedes saber si van a ocuparte una semana o quince minutos. Con un objetivo como «salud» no se puede planear nada a corto plazo. Si creas proyectos como «completar una carrera 5 kilómetros» y «comer verdura y ensalada seis veces a la semana» estás concretizando y llegando a planes mucho más accesibles que mantener el área de «salud».

Segundo, no puedes conectar tus pasos diarios con tus metas a largo plazo. La idea es desmenuzar tus áreas en proyectos que sean muy alcanzables. Es muy desmotivante que tu lista de cosas por hacer no cambie nunca. Si cada semana vas cerrando proyectos pequeñitos crearás impulso y motivación.

Y tercero, no puedes saber si estás progresando hacia tus metas. Un ejercicio muy esclarecedor es hacer una lista de tus proyectos e intentar conectarla con tus metas.

Un proyecto que no pertenece a ninguna meta es un hobbie.

Y una meta sin un proyecto es un sueño.

La clave es: define tus proyectos o ellos te definirán a ti. Si no tienes una lista de tus propios proyectos habrá otras personas que tengan planes para que les ayudes con sus proyectos. Si alguien te ofrece ayuda no sabrás hacia donde dirigirle porque no tendrás planes concretos.

Escribe tu lista de proyectos en papel. Normalmente utilizarás más de una aplicación para llevar a cabo tus proyectos, escribirlos fuera del entorno digital te ayudará a enfocarte. Después, crea de forma oportunista lo que necesites para ese proyecto en concreto. No crees contenedores vacíos; no tienen valor y no hay nada peor que entrar en una carpeta donde crees que vas a dar con un documento o una nota y no encontrar nada. No crees un área de «Casa» si no tienes nada que guardar en relación a tu casa.

El sistema PARA te ofrece la consistencia de tenerlo todo centralizado y la ventaja de que la descentralización es muy flexible. Se trata de trabajar de manera oportunista y crear lo que necesites en cada momento. Hay proyectos que necesitan una página en el procesador de notas pero no necesitan una carpeta en los archivos en el ordenador y viceversa.

PARA ordena la información de forma que lo más accionable esté más presente y arriba en la lista (proyectos) y lo menos relevante más en la sombra (archivo). Es como cuando cocinas (Tiago tiene una lista de metáforas muy buenas) que sacas a la encimera todo lo que necesitas para preparar esa receta en concreto. Todo lo que no necesitas de tu alacena y de tu frigorífico se queda en su sitio y tienes muy claro lo que necesitas mientras cocinas.

Os animo a probar este sistema, es muy claro y a mí me resulta súper agradecido. Desde que me centro en compartir lo que voy aprendiendo estoy creando más y de manera más orgánica. Asegúrate de que al compartir lo que creas recibas feedback y lo apliques. Si compartes algo que sabes que van a leer otras personas te esfuerzas más que si solo escribieras una nota para ti. Así aprendes a un ritmo acelerado que se basa en bucles de feedback que clarifican tus ideas y tu entendimiento del tema que te ocupa.

Las definiciones, los conceptos y muchos ejemplos de esta entrada los he traducido de esta entrada del blog de Tiago Forte (en inglés). Échale un vistazo si te apetece leer más sobre el tema y escríbeme en los comentarios si hay algo que no queda claro del todo, que esto es muy nerd pero muy guay.

Gracias a José María Echave Sanz por su feedback sobre esta entrada.

Escrito por:Guía Carmona

5 comentarios en “El método PARA de Tiago Forte

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s